Veilig AI gebruiken met vertrouwelijke bouwdocumenten: de checklist

Waarom is een gratis chatbot hier een risico?

Niet omdat de techniek slecht is, maar omdat de voorwaarden anders zijn. Bij consumentenvarianten van AI-diensten is het gebruik van uw invoer voor productverbetering vaak het uitgangspunt, en is de verwerkingslocatie niet gegarandeerd. Voor een vakantiefoto is dat prima; voor een calculatie of een bestek van een opdrachtgever is het een keuze die u niet ongemerkt wilt maken.

Daar komt bij dat een document zelden alleen van u is. In een bestek staan gegevens van de opdrachtgever, in offertes staan prijzen van derden. U beslist dan niet alleen over uw eigen vertrouwelijkheid.

Welke zeven vragen stelt u aan de leverancier?

Een: waar worden mijn bestanden opgeslagen en verwerkt, en kunt u dat concreet maken met een land of een regio. Twee: wordt mijn invoer gebruikt om modellen te trainen, en zo nee, waar staat dat vast. Drie: hoe lang worden mijn gegevens bewaard en wat gebeurt er daarna.

Vier: wie kan bij mijn projecten, en is dat beperkt tot mijn eigen werkruimte. Vijf: welke subverwerkers zijn betrokken en waarvoor. Zes: is er een verwerkersovereenkomst en wat staat erin. Zeven: kan ik bij elk antwoord zien waar het op gebaseerd is.

Die laatste vraag lijkt geen beveiligingsvraag maar is het wel. Een antwoord dat u niet kunt controleren, moet u alsnog handmatig verifiëren, en dan heeft u de gevoelige data gedeeld zonder er iets voor terug te krijgen.

Wat zijn de antwoorden van Trudoo?

De projectdatabase draait in de EU, bij Neon in Frankfurt. Projectbestanden staan in Cloudflare R2 en de applicatie draait op het netwerk van Cloudflare. Voor de AI-stap gaan documenten naar externe AI-providers, via hun zakelijke API. Trudoo traint zelf geen modellen op uw documenten, en volgens de voorwaarden van die providers wordt invoer via hun zakelijke API niet voor modeltraining gebruikt.

Toegang is beperkt tot uw eigen werkruimte, en verkeer verloopt versleuteld via HTTPS. Een resultaat deelt u alleen als u zelf een link maakt, en die link kunt u weer intrekken. De subverwerkers staan met naam en doel op de pagina over databeveiliging, inclusief welke AI-providers de documentanalyse uitvoeren.

En bronverwijzing is het uitgangspunt: elk antwoord verwijst naar het fragment in uw eigen document, zodat u kunt zien waar het op gebaseerd is.

Wat betekent dit voor uw eigen werkafspraken?

Maak het expliciet in plaats van impliciet. Eén afspraak over welke tool wel en niet gebruikt mag worden voor projectdocumenten voorkomt de situatie waarin iedereen zijn eigen oplossing kiest en niemand weet waar de stukken terecht zijn gekomen.

Neem de vraag ook mee naar boven in de keten. Steeds vaker staat in aanbestedingsstukken iets over de verwerking van projectinformatie; het is prettiger om dat antwoord klaar te hebben dan het bij inschrijving te moeten uitzoeken.

Hoe herkent u een leverancier die dit serieus neemt?

Aan de concreetheid. Een leverancier die het geregeld heeft, noemt waar de verwerking plaatsvindt, welke subverwerkers betrokken zijn en waarvoor, en hoe lang gegevens worden bewaard. Een leverancier die het niet geregeld heeft, gebruikt woorden als veilig en betrouwbaar zonder er iets controleerbaars achter te zetten.

Let ook op de omgekeerde beweging: kan de leverancier vertellen wat het product níet doet. Een pagina die alleen belooft, is minder informatief dan een pagina die de grenzen benoemt, want die grenzen komt u in de praktijk toch tegen.

En test het op uw eigen materiaal voordat u iets tekent. Een demo op een voorbeelddossier zegt weinig over hoe een tool zich houdt op uw eigen scan van een bestek uit 2019.